Корпоративный документооборот в строительстве

15 марта 2016

Рано или поздно, любой руководитель, какой бы то ни было организации, начинает задавать себе вопрос: как служащие проводят своё рабочее время? Чем они заняты в рабочий день?

При этом, каждому ясно, что практически каждый работник в рабочее время, так или иначе, старается решить свои личные дела. Кто-то звонит домой, чтобы узнать, поел ли ребенок; кто-то использует офисное оборудование в своих интересах; многие не считают большим проступком «полазить» в интернете по развлекательным сайтам, не имеющим никакого отношения к работе. Между тем, страдают все. Любой член коллектива, прежде всего - сотрудник организации, и от каждого зависит успешность ведения общего бизнеса. Сотрудники должны четко понимать: их рабочее время продано, оно принадлежит работодателю.

Самый сложный для управления – это строительный бизнес. Даже осуществление корпоративного документооборота в строительных компаниях затруднено из-за большого объема нормативной, технической и отчетной документации, не говоря уже о деловой переписке между контрагентами. В строительном бизнесе, один человек может иногда одновременно вести несколько строительных объектов, и должен составлять отчетную документацию в офисе. Но как показывает практика, очень редко один человек может совмещать в себе хорошего строителя и опытного делопроизводителя.

Вот тут в дело и вступает тайм менеждмент. Это технология управления временем, которая даёт понятие о том, как правильно поставить цели и зафиксировать все свои дела, связанные с этими целями, как выделить из них главное и как довести это главное до конца, ставя во главу угла корпоративные стандарты.

Пусть каждый занимается своим делом. Прораб строит и готовит черновую документацию, а опытные чертёжники и секретарши оформляют чистовой вариант документации. Для слаженной работы такого коллектива, замкнутого на конечный вариант, сложность появится именно в нормальном корпоративном документообороте. Необходимо выделение первоочередности оформления и рациональному продвижения документов внутри компании. Ведь никто так не тормозит и ничто так не вредит делу, как путаница в отчетах, проектах, и других чрезвычайно важных бумагах.

Когда здание только планируется, оно начинает «жить» на бумажных проектах, в виде планов, чертежей и проектно-сметной документации. Невнимательность, а также безответственный подход к документации в строительной компании может обернуться в таком случае весьма печальными последствиями. Кроме этого, риск неэффективного документооборота повышается в разы, если сами сотрудники не могут планировать свое рабочее время, ничего не успевают, и, при ведении нескольких проектов, на их рабочих столах царит хаос.

Для того, чтобы с этим справится, можем порекомендовать грамотное применение знаний mind manager. Под этим понятием понимается повышение эффективности интеллектуальной работы: повышенная самоорганизация, контроль за потоками информации, эффективное творчество, создание чёткого обзора того огромного количества проблем, с которыми имеет дело современный менеджер.

Что это значит? Например, в ситуации, когда Вы пытались объяснить что-то собеседнику, Вам под руку попадался карандаш и листок бумаги. Рассказывая и набрасывая схемы, картинки, пути объезда, Вы визуально показали собеседнику путь решения вопроса. Почему это произошло? Пока объяснение шло на словах - работало левое полушарие мозга, а когда к объяснению подключили карандаш — в процесс включилось «творческое» правое полушарие, отвечающее за пространственное мышление. Тем самым, информация быстрее дошла до осознания собеседника. В данном случае можно говорить о так называемых ментальных картах (Mind map). Основа идеи mind manager и заключается в этом: взять ментальные карты из правого полушария и приложить их к решению вопросов бизнеса. Наглядное структурирование информации - одно из решений корпоративной переписки.

Вернемся к прорабу и на этом примере рассмотрим применение mind manager. Начертив черновую схему одного объекта, он оставляет на ней зелёную закладку для чертёжника, следовательно, и сертификаты соответствия по строительным материалам секретарь тоже пометит зеленым. Подшивая в папку документы по строительным объектам, наглядно будет видно - какая часть выполнена, а какая требует доработки. Даже напоминание о поступившем телефонном звонке в отсутствии прораба, секретарь может написать на закладке цвета того объекта, по вопросу которого звонили, и прикрепить его на клавиатуру. Упрощая корпоративную организацию документооборота, пометки в компьютере тоже можно разносить соответственно цветовым закладкам на документах. В результате, высвобождается необходимое для успешной работы время, и, как правило, эффективность труда возрастает.

Кстати, у нас в стране, вопросы, касающиеся организации тайм менеджмента очень хорошо раскрыты Генеральным директором «Организации Времени» – Глебом Архангельским, ведущим российским экспертом в вопросах управления временем. Математик по образованию, кандидат экономических наук, заведующий кафедрой тайм менеджмента Московской финансово-промышленной Академии. Автор бестселлера «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». Под его руководством организуются и проводятся тренинги управления временем, рассчитанные как для предприятий и их сотрудников, так и для частных лиц. Сотрудники фирм, прошедшие курсы, совершенно иначе выстраивают свой рабочий день, меньше устают и больше успевают. Тем более, что на тренингах так же рассказывают о корпоративных стандартах, о том, как успевать жить и работать и об отношениях внутри трудового коллектива.