Уничтожение архивных документов: как определить сроки и выстроить эффективный процесс в компании

С каждым годом в любой компании накапливаются архивные документы: договоры, счета, кадровые приказы, отчёты и прочие бумаги, необходимые для текущей деятельности и соблюдения законодательства. Однако срок хранения большинства из них ограничен. Если вовремя не избавиться от устаревших архивов, это не только перегрузит офисное пространство, но и может обернуться утечкой конфиденциальной информации.

Правильная организация уничтожения документов позволяет оптимизировать архив, сократить затраты на хранение, упростить поиск и снизить риски информационной безопасности. В этой статье мы разберёмся, как часто нужно уничтожать документы, какие сроки установлены законодательством, кто отвечает за проверку архивов, и как внедрить современные подходы к документообороту.

Сроки хранения документов: что, сколько и почему

Сроки хранения документов в организациях строго регламентированы. Их несоблюдение может повлечь за собой административную или налоговую ответственность. Основные источники требований:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• Приказ Минкультуры РФ № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
• Налоговый кодекс РФ и Трудовой кодекс РФ — в части хранения налоговой и кадровой документации.

Основные категории и сроки хранения:

• Бухгалтерская документация
  • Первичные документы (счета, накладные, акты) — 5 лет;
  • Бухгалтерская отчётность — 5 лет;
  • Налоговые декларации и расчёты — 5 лет;
  • Документы по учёту основных средств — 5–10 лет.
• Кадровые документы
  • Личные дела уволенных сотрудников — 50/75 лет (в зависимости от содержания);
  • Приказы по личному составу — 75 лет;
  • Табели учёта рабочего времени — 5 лет;
  • Штатное расписание — 3 года.
• Управленческие документы
  • Протоколы собраний, заседаний — от 5 до 10 лет;
  • Договоры (если не связаны с длительными обязательствами) — 5 лет после окончания действия;
  • Корреспонденция — от 1 до 3 лет.

Некоторые документы подлежат вечному хранению — чаще всего это связано с уникальными кадровыми или уставными записями. Поэтому важно не просто уничтожать документы по истечении срока, но и точно знать, что уничтожается.

Проверка архива и сортировка документов: порядок и исполнение

Периодическая ревизия архива — неотъемлемая часть документооборота компании. Это процесс, в ходе которого определяются документы, достигшие конца срока хранения, оформляется акт на уничтожение, и осуществляется их безопасное уничтожение.

Как организовать работу с архивом:

1. Назначить ответственное лицо или комиссию
   Как правило, это сотрудники административного отдела, бухгалтерии или юристы. В крупных компаниях создаётся комиссия по экспертизе ценности документов.
2. Проверить сроки хранения
   Используйте перечень типовых документов и внутренние регламенты, чтобы понять, какие бумаги можно уничтожать.
3. Составить акт об уничтожении
   В него вносятся все документы, подлежащие утилизации, с указанием названия, даты, номера и объёма.
4. Осуществить уничтожение безопасным способом
   Бумаги с конфиденциальной информацией нельзя выбрасывать в мусор. Их необходимо измельчить, переработать или сжечь с соблюдением экологических норм.

Для организаций в Калуге уничтожение архивных документов можно поручить профессионалам из КЗПАТ — Калужского завода по производству альтернативного топлива. Это предприятие не только работает с отходами IV–V класса опасности, но и оказывает услугу по безопасному уничтожению бумажных носителей, в том числе бухгалтерских и кадровых архивов. Передача документов в КЗПАТ гарантирует полную конфиденциальность, надёжную транспортировку и экологичную переработку. Всё сопровождается необходимыми актами и сертификатами, что особенно важно при проверках.

Оптимизация бумажного архива: цифровизация и переход к ЭДО

Современные технологии позволяют значительно сократить объёмы бумажного хранения. Оцифровка документов и переход на электронный документооборот (ЭДО) позволяют не только ускорить работу, но и упростить дальнейшее управление сроками хранения.

Преимущества электронного формата:

• Снижение затрат на бумагу, печать и хранение;
• Быстрый доступ к информации — не нужно искать документ в папках и коробках;
• Автоматическое отслеживание сроков хранения — системы ЭДО могут напоминать о сроках уничтожения;
• Удобство обмена — документы можно подписывать электронно и отправлять партнёрам за секунды;
• Безопасность и резервное копирование — надёжное хранение в облаке защищает от пожаров, затоплений и физического износа.

Как внедрить цифровизацию:

• Провести инвентаризацию бумажного архива;
• Определить документы, которые можно оцифровать (и те, что подлежат обязательному бумажному хранению);
• Использовать специализированные сканеры и OCR-программы для распознавания текста;
• Настроить архивную структуру и разграничение прав доступа;
• Внедрить ЭДО-систему, соответствующую требованиям ФНС и ФЗ-63 (об электронной подписи).

Оптимизация архивов не означает немедленного отказа от бумаги, но позволяет освободить пространство и ускорить документооборот.

Кто отвечает за уничтожение документов в компании?

Чёткое распределение ответственности — основа безопасного и своевременного уничтожения архивов. Ошибки в этом процессе могут привести к утере ценной информации или к административной ответственности за преждевременное уничтожение.

Распределение ролей:

• Руководитель организации
  Утверждает состав комиссии по экспертизе ценности документов, подписывает акт об уничтожении.
• Архивариус или ответственный за документооборот
  Ведёт учёт хранения, формирует описи, контролирует сроки хранения.
• Юрист или специалист по корпоративному праву
  Проверяет, не находятся ли документы под судебным или налоговым ограничением по срокам хранения.
• Бухгалтерия и кадровая служба
  Отвечают за собственные блоки документов, участвуют в отборе устаревших бумаг.
• IT-отдел
  При переходе на ЭДО отвечает за техническую поддержку и безопасность электронных архивов.

Все действия по уничтожению должны фиксироваться в документах: актах, протоколах, внутренней переписке. Это убережёт компанию в случае проверок или споров.