Уничтожение архивных документов: как определить сроки и выстроить эффективный процесс в компании
С каждым годом в любой компании накапливаются архивные документы: договоры, счета, кадровые приказы, отчёты и прочие бумаги, необходимые для текущей деятельности и соблюдения законодательства. Однако срок хранения большинства из них ограничен. Если вовремя не избавиться от устаревших архивов, это не только перегрузит офисное пространство, но и может обернуться утечкой конфиденциальной информации.
Правильная организация уничтожения документов позволяет оптимизировать архив, сократить затраты на хранение, упростить поиск и снизить риски информационной безопасности. В этой статье мы разберёмся, как часто нужно уничтожать документы, какие сроки установлены законодательством, кто отвечает за проверку архивов, и как внедрить современные подходы к документообороту.
Сроки хранения документов: что, сколько и почему
Сроки хранения документов в организациях строго регламентированы. Их несоблюдение может повлечь за собой административную или налоговую ответственность. Основные источники требований:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- Приказ Минкультуры РФ № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
- Налоговый кодекс РФ и Трудовой кодекс РФ — в части хранения налоговой и кадровой документации.
Основные категории и сроки хранения:
-
Бухгалтерская документация
- Первичные документы (счета, накладные, акты) — 5 лет;
- Бухгалтерская отчётность — 5 лет;
- Налоговые декларации и расчёты — 5 лет;
- Документы по учёту основных средств — 5–10 лет.
-
Кадровые документы
- Личные дела уволенных сотрудников — 50/75 лет (в зависимости от содержания);
- Приказы по личному составу — 75 лет;
- Табели учёта рабочего времени — 5 лет;
- Штатное расписание — 3 года.
-
Управленческие документы
- Протоколы собраний, заседаний — от 5 до 10 лет;
- Договоры (если не связаны с длительными обязательствами) — 5 лет после окончания действия;
- Корреспонденция — от 1 до 3 лет.
Некоторые документы подлежат вечному хранению — чаще всего это связано с уникальными кадровыми или уставными записями. Поэтому важно не просто уничтожать документы по истечении срока, но и точно знать, что уничтожается.
Проверка архива и сортировка документов: порядок и исполнение
Периодическая ревизия архива — неотъемлемая часть документооборота компании. Это процесс, в ходе которого определяются документы, достигшие конца срока хранения, оформляется акт на уничтожение, и осуществляется их безопасное уничтожение.
Как организовать работу с архивом:
-
Назначить ответственное лицо или комиссию
Как правило, это сотрудники административного отдела, бухгалтерии или юристы. В крупных компаниях создаётся комиссия по экспертизе ценности документов. -
Проверить сроки хранения
Используйте перечень типовых документов и внутренние регламенты, чтобы понять, какие бумаги можно уничтожать. -
Составить акт об уничтожении
В него вносятся все документы, подлежащие утилизации, с указанием названия, даты, номера и объёма. -
Осуществить уничтожение безопасным способом
Бумаги с конфиденциальной информацией нельзя выбрасывать в мусор. Их необходимо измельчить, переработать или сжечь с соблюдением экологических норм.
Для организаций в Калуге уничтожение архивных документов можно поручить профессионалам из КЗПАТ — Калужского завода по производству альтернативного топлива. Это предприятие не только работает с отходами IV–V класса опасности, но и оказывает услугу по безопасному уничтожению бумажных носителей, в том числе бухгалтерских и кадровых архивов. Передача документов в КЗПАТ гарантирует полную конфиденциальность, надёжную транспортировку и экологичную переработку. Всё сопровождается необходимыми актами и сертификатами, что особенно важно при проверках.
Оптимизация бумажного архива: цифровизация и переход к ЭДО
Современные технологии позволяют значительно сократить объёмы бумажного хранения. Оцифровка документов и переход на электронный документооборот (ЭДО) позволяют не только ускорить работу, но и упростить дальнейшее управление сроками хранения.
Преимущества электронного формата:
- Снижение затрат на бумагу, печать и хранение;
- Быстрый доступ к информации — не нужно искать документ в папках и коробках;
- Автоматическое отслеживание сроков хранения — системы ЭДО могут напоминать о сроках уничтожения;
- Удобство обмена — документы можно подписывать электронно и отправлять партнёрам за секунды;
- Безопасность и резервное копирование — надёжное хранение в облаке защищает от пожаров, затоплений и физического износа.
Как внедрить цифровизацию:
- Провести инвентаризацию бумажного архива;
- Определить документы, которые можно оцифровать (и те, что подлежат обязательному бумажному хранению);
- Использовать специализированные сканеры и OCR-программы для распознавания текста;
- Настроить архивную структуру и разграничение прав доступа;
- Внедрить ЭДО-систему, соответствующую требованиям ФНС и ФЗ-63 (об электронной подписи).
Оптимизация архивов не означает немедленного отказа от бумаги, но позволяет освободить пространство и ускорить документооборот.
Кто отвечает за уничтожение документов в компании?
Чёткое распределение ответственности — основа безопасного и своевременного уничтожения архивов. Ошибки в этом процессе могут привести к утере ценной информации или к административной ответственности за преждевременное уничтожение.
Распределение ролей:
-
Руководитель организации
Утверждает состав комиссии по экспертизе ценности документов, подписывает акт об уничтожении. -
Архивариус или ответственный за документооборот
Ведёт учёт хранения, формирует описи, контролирует сроки хранения. -
Юрист или специалист по корпоративному праву
Проверяет, не находятся ли документы под судебным или налоговым ограничением по срокам хранения. -
Бухгалтерия и кадровая служба
Отвечают за собственные блоки документов, участвуют в отборе устаревших бумаг. -
IT-отдел
При переходе на ЭДО отвечает за техническую поддержку и безопасность электронных архивов.
Все действия по уничтожению должны фиксироваться в документах: актах, протоколах, внутренней переписке. Это убережёт компанию в случае проверок или споров.